Su empresa y la auditoría de cuentas

13.12.05. De acuerdo con las leyes y reglamentos de auditoría de muchos países, las sociedades que superen determinados límites en algunas magnitudes contables o de tamaño de empresa están obligadas a auditarse. En España estas magnitudes son: el importe neto de la cifra de negocios, el total del activo y el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio. Se da, también, la auditoría voluntaria que, por unas u otras razones, lleva a un cierto número de sociedades a auditarse. En consecuencia, muchas empresas se deben de auditar cada año, sea en forma obligatoria o voluntaria. Por este motivo, hemos querido poner al alcance de gerentes y directores de empresas de todo tipo unos breves comentarios sobre esa situación en la que se encuentran, tanto si se auditan por primera vez, como si son ya veteranos ante la presencia de un auditor. Y, en todo caso, nos vamos a referir solamente a trabajos de auditoría y no de revisiones limitadas u otros servicios profesionales de un auditor de cuentas.

Antes de nada, queremos indicar que escribimos lo que sigue bajo la doble óptica del auditor, que lo somos, y de expertos en la dirección de empresas que, también lo somos desde hace muchos años.  Quien esto firma, Manuel Díaz Aledo, es auditor de cuentas desde 1982, con despacho en La Coruña (Galicia – España),  y parte de su experiencia profesional como consultor de empresas, en DIAZ ALEDO, AUDITORES Y CONSULTORES S.L, puede deducirse de nuestra página www.diaz-aledo.com. También se va plasmando, poco a poco, en los sucesivos trabajos y documentos que publicamos en este portal www.gerenteweb.com.  

El primer paso es elegir al auditor o firma de auditoría que ha de hacer el trabajo. Para este paso le remitimos a la lectura en esta misma web, sección de dirección, “Cuando y por qué contratar a un auditor de cuentas”. Sólo añadimos aquí, a lo dicho con amplitud en ese documento,  que la búsqueda del auditor que opere en la zona en que se encuentra su empresa, la puede hacer a través de las páginas amarillas o por internet. También puede recurrir a solicitar la información de la guía de auditores de su zona en la demarcación correspondiente de los Colegios de Economistas o Titulares Mercantiles, e incluso, a través del Registro de Economistas Auditores (REA),  del Instituto de Censores Jurados de Cuentas (ICJC) o del Registro de Auditores del Consejo General de Titulares Mercantiles (REGA). Todo lo anterior, referido al caso de España. En otros países, habrá que acudir a organismos y corporaciones profesionales similares. 

Una vez elegido el auditor, deberá firmar con él la Carta de Encargo o el Contrato de auditoría. Este es un requisito obligado en España para legalizar el inicio del proceso. El auditor le presentará un modelo que es normalmente estándar, ya que figura su texto en las Normas Técnicas de Auditoría, aprobadas y publicadas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC). Este organismo es el que regula y tutela la actividad de la auditoría en España. La Carta de Encargo incluye, básicamente, el alcance del trabajo a realizar, las responsabilidades que corresponden al auditor y a los Administradores de la sociedad, el plan del trabajo a realizar, la duración, estimada en horas, del trabajo de auditoría, los honorarios profesionales y la forma de pago. En este último punto, le indicamos que es muy frecuente que se establezca un porcentaje determinado (entre el 25 y el 40 por ciento) del importe total, pagadero a la aceptación del trabajo. El resto a la entrega del Informe de auditoría, una vez finalizados los trabajos. Debe de saber que, si su auditoría es obligatoria, deberá inscribir el nombramiento del auditor en el Registro Mercantil. 

Efectuada ya la contratación del auditor, éste realiza, por lo general, una visita inicial en la que va a solicitar una serie de documentos (originales o copia, según los casos) y efectuar una serie de preguntas tendentes a conocer las peculiaridades de la sociedad, de la actividad que realiza, del sector en el que opera y de su sistemática contable. Realiza un análisis y revisión del sistema de control interno de la sociedad. Con frecuencia cada vez mayor se solicita exportar el diario contable y los inventarios de existencias o los balances de sumas y saldos al sistema informático del auditor, con el fin de poder planificar los muestreos y otras diversas pruebas a realizar. Y, entre la documentación que inicialmente se suele solicitar, podemos citar, siempre dependiendo de que se trate de primera auditoría o de auditorias de años posteriores: 

·                          Escrituras sociales de constitución, ampliación / reducción de capital, apoderamientos, etc.

·                          Informes de auditoría de ejercicios anteriores si se hubiese auditado con anterioridad.

·                          Cuentas anuales del ejercicio a auditar y de varios años anteriores.

·                          Balances de sumas y saldos del ejercicio a auditar.

·                          Extractos contables de determinadas cuentas

·                          Libros oficiales de contabilidad

·                          Libro de Actas de la sociedad, incluyendo las actas que todavía no estuviesen pasadas al mismo.

·                          Pólizas de préstamos, créditos, descuento de papel, leasing, renting y similares, concertadas con entidades de crédito.

·                          Inventario o fichas de los elementos de Inmovilizado Material

·                          Inventarios de existencias

·                          Cuadros de amortización del Inmovilizado Material e Inmaterial

·                          Extractos bancarios de toda clase de cuentas

·                          Justificantes de movimientos en cuentas de entidades financieras

·                          Facturas emitidas

·                          Facturas recibidas, tanto de inversiones como de gasto o, en su caso, recibos o cualquier otro tipo de  justificantes.

·                          En el caso de inversiones de cierta importancia, autorizaciones, ofertas, pedidos y la documentación que se estime conveniente.

·                          Libro Registro de caja

·                          Libros Registro de IVA

·                          Liquidaciones periódicas y resúmenes anuales de IVA, retenciones IRPF y de aquellos otros impuestos a los que estuviese sometida la sociedad, del ejercicio a auditar.

·                          Liquidación del Impuesto sobre Sociedades del ejercicio anterior al que se audita.

·                          Nóminas del personal

·                          Liquidaciones de seguros sociales (TC1 y TC2)

·                          Resúmenes mensuales de nómina y justificantes del pago de las mismas.

·                          Contabilidad o cuadros de estimación o cálculos de costes, si existen.

·                          Justificantes de pagos de dividendos 

Lo que hemos citado es lo que con más frecuencia solicitan los auditores. No obstante, según los casos, se pueden pedir otros documentos, a lo largo del desarrollo de la auditoría, distintos de los citados. Todo esto, si la empresa dispone de ellos como debe de ser lo normal, es necesario ponerlo a disposición del auditor. Caso contrario, éste se podría encontrar en lo que se denomina una limitación al alcance.  

Es necesario saber que el auditor puede emitir, al final de su trabajo los siguientes tipos de Informes: 

·                          Informe con opinión favorable:  Es el caso en el que el auditor “manifiesta de forma clara y precisa que las cuentas anuales expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera, de los resultados de las operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados y contienen la información necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada...” (Normas Técnicas sobre Informes de Auditoría). Es el caso del denominado, vulgarmente, Informe limpio.  En este caso el auditor las admite como buenas, sin más. 

·                          Informe con opinión con salvedades: Corresponde al caso a aplicar “cuando el auditor concluye que existen una o varias circunstancias... siempre que sean significativas, en relación con las cuentas anuales tomadas en su conjunto.” (Normas Técnicas)  Es cuando al auditor se le presentan circunstancias que podemos englobar así: 

ü       Limitación al alcance del trabajo realizado

ü       Errores o incumplimientos de los principios y normas contables generalmente aceptados, incluyendo omisiones de información necesaria.

ü       Incertidumbres cuyo desenlace final no es susceptible de una estimación razonable.

ü       Cambios durante el ejercicio, con respecto a los principios y normas contables generalmente aceptados utilizados en el ejercicio anterior.

 ·                          Informe con opinión desfavorable:  En este caso “supone manifestarse en el sentido de que las cuentas anuales tomadas en su conjunto no presentan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, del resultado de las operaciones o de los cambios en la situación financiera de la entidad auditada, de conformidad con los principios y normas contables generalmente aceptados.” (Normas Técnicas). En este caso el auditor deberá de haber encontrado situaciones como las señaladas que sean, en su cuantía o en su concepto, muy significativas o que afecten a un número elevado de capítulos que le hagan concluir en forma desfavorable.

·                          Opinión denegada:  En este caso no existe, propiamente, Informe de Auditoría. Corresponde al caso en el que “el auditor no ha obtenido la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre las cuentas anuales tomadas en su conjunto... La necesidad de denegar la opinión puede originarse exclusivamente por: limitaciones al alcance de la auditoría y/o incertidumbres”.

 Los cuatro casos anteriores son las únicas posibilidades de conclusión de un trabajo de auditoría, permitidas por la legislación al respecto. En todos ellos, el auditor habrá desarrollado previamente su trabajo de campo, siguiendo el proceso que se indica, antes de llegar a esa conclusión final:

ü       Entrevista preliminar

ü       Solicitud de documentación

ü       Análisis del control interno

ü       Pruebas sustantivas de auditoría

ü       Propuesta de ajustes y reclasificaciones contables

ü       Obtención de la evidencia suficiente

ü       Informe de auditoría

ü       Informe de Control interno

ü       Entrega y aclaraciones de ambos informes

Del trabajo del auditor hay que conocer varios aspectos. Uno de ellos es que no efectúa la revisión total, al cien por cien, de toda la información contable y sus justificantes. Eso no sería auditoría. El auditor trabaja por muestreo y aplica esta técnica, fundamentalmente, en áreas tales como:

ü       Inmovilizado Material

ü       Existencias

ü       Clientes

ü       Acreedores y proveedores

ü       Gastos

ü       Ingresos

En estos casos el muestreo supone que se examina solamente una parte, generalmente pequeña en relación al total, de justificantes para ver si su contabilización es correcta, tanto en su cuantía como en su naturaleza y si está adecuadamente sustentada. Para este muestreo, generalmente aleatorio, se utilizan determinadas técnicas comunes en la auditoría. En ocasiones, el auditor amplia ese muestreo para llegar a obtener la evidencia suficiente, en uno u otro sentido.

Existen áreas que el auditor no muestrea, sino que examina en forma más completa. Suele ser así, por ejemplo,  en:

ü       Fondos propios

ü       Préstamos a largo y a corto plazo

ü       Cuentas fiscales

ü       Cuentas con socios

ü       Bancos

En algunos casos dependerá de la cantidad total de operaciones. Pensemos en una empresa que tenga un número muy elevado de operaciones de leasing. En este caso, el auditor, normalmente, hará un análisis por muestreo. Si tiene pocas operaciones, las examinará todas.

Se denomina evidencia al convencimiento interno que el auditor adquiere o debe de adquirir acerca de cada tema en concreto que va examinando, así como respecto a si las cuentas anuales, en su conjunto, reflejan o no la imagen fiel. Sería algo así, simplificando exageradamente los conceptos, como el convencimiento de que las cuentas anuales que audita están bien, mal o regular.

Otro tema de relieve es qué considera el auditor como significativo, muy significativo o no significativo. Estos conceptos son muy relevantes a la hora de emitir el Informe en uno u otro sentido. En términos vulgares, podríamos equiparar esos conceptos a importante, muy importante o nada importante.  Pero esto es sólo una aproximación al concepto.  Y, además, esa cualificación se apoya a la vez en las tablas incluidas en una Norma Técnica sobre lo que se denomina “cifras de importancia relativa” y en el juicio del propio auditor. La cuestión es que esa determinación inicial, que hace el auditor, de lo que considera significativo o no, en las cuentas anuales en su conjunto o para cada área contable a auditar, es clave para el tamaño de las muestras que examina y para sus conclusiones acerca de lo que admite o no como válido en su trabajo.

A este respecto, también hay que saber que el auditor, al acabar su trabajo de campo en el que hace las diversas pruebas, suele presentar a la empresa, si es el caso, un listado de asientos contables a hacer. Se trata de ajustes y reclasificaciones contables que serían necesarios en la contabilidad de la sociedad para que pudiese considerarla correcta.  Ese listado lo propone a la dirección de la empresa, quien puede  aceptarlos o no, estar de acuerdo con ellos o lo contrario. Normalmente, el auditor los explicará y fundamentará. Si la empresa, los acepta, los debe de incluir en su contabilidad. Con esto modifica sus cuentas anuales inicialmente presentadas al auditor o, con más frecuencia, sus balances y cuentas de pérdidas y ganancias de partida. Pero, entonces, el auditor estaría auditando unas cuentas anuales libres ya de los errores, irregularidades u omisiones que tenían inicialmente, con lo que su opinión podría ya ser diferente al caso en que no se hubiesen incluido en la contabilidad.

Con mucha frecuencia, los auditores comienzan su trabajo antes de finalizar el ejercicio económico que se va a auditar. Así, por ejemplo, es habitual que la auditoría del ejercicio 2005 se comience antes de terminar. Puede ser en setiembre o en octubre, según los casos y circunstancias. Esto es lo que se denomina auditoría preliminar. En ese trabajo se va avanzando en todo aquello que lo permite. Es el caso de cuentas tales como inversiones en Inmovilizado, gastos, ingresos, cuentas fiscales, personal y otras.

Es importante considerar que el auditor no es similar a un inspector de hacienda ni de policia. No va, lleno de desconfianzas, en busca de fraudes y conductas delictivas. Su trabajo es otro. Es centrarse en la revisión contable tendente a que pueda opinar sobre las cuentas anuales en su conjunto. Si en ese camino se topa con fraudes e irregularidades, actuará en consecuencia. El auditor, en la mayoría de los casos, es un buena ayuda para la empresa. De un lado, porque las cuentas anuales serán más conformes con la ley y normativa contable. De otro, porque suele dar importantes consejos a la empresa sobre diversos aspectos cuando se los encuentra incorrectos o no muy bien planteados. Es, por tanto, más una ayuda que un enemigo. Al auditor no hay que tenerle miedo, ni hay que temer darle información. En todo caso la va a recabar y habrá que dársela, si se quiere que la auditoría discurra por cauces de normalidad.

Esperamos que estas sencillas consideraciones, unidas a la lectura del documento citado al principio de “Cuando y por qué contratar a un auditor de cuentas”, le puedan servir para tener una idea inicial acerca de lo que le puede suponer la presencia en su empresa de un auditor de cuentas. En todo caso, estamos abiertos a sus preguntas o consultas  de ampliación de estas informaciones en nuestra dirección de e mail.

Manuel Díaz Aledo

Economista Auditor de cuentas

gerente@diaz-aledo.com

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