20 Consejos para el nuevo gerente de una PYME

14.02.05. Nuestra larga trayectoria profesional, durante doce años en la empresa privada y desde entonces en el mundo de la consultoría, nos permite disponer de una amplia serie de experiencias de todo tipo, vividas en primera persona. De entre ellas, queremos sacar hoy una serie de consejos que sean válidos para aquellos profesionales que son contratados o designados para dirigir empresas PYMES.

Con independencia de que cada empresa es un mundo diferente y de que existen bastantes PYMES que tienen un tamaño, una estructura y organización que escapan de los comentarios que vamos a hacer, sí podemos generalizar sobre el resto. Las PYMES tienen sus propias características que las diferencian con claridad de las grandes empresas.

Tiene también su importancia la procedencia del nuevo gerente. Si es un hombre que ha trabajado en PYMES, trae ya una ambientación previa importante.  Pero si procede de una gran empresa o una multinacional, se encontrará con la urgencia de adaptar su mente y sus ideas adquiridas a la nueva dimensión e idiosincrasia de su nueva empresa. Si no hace este esfuerzo previo, se encontrará perdido desde el principio, creerá vivir en otro mundo y podrá perder su imagen en cuatro dias, ante el empresario que le contrató y ante el personal de la empresa.

Consejo 1º.-  Los primeros días dedíquelos a escuchar y a observar. No opine nada ni se dedique a poner “orden” en la empresa y a dar instrucciones que podrían no ser oportunas o las más adecuadas. Tenga un poco de paciencia y no se deje llevar por sus ímpetus de corregir lo que a su juicio no se hace correctamente.

Consejo 2º.- En esos primeros días, conozca la empresa, todas sus instalaciones, sus actividades, el sector en el que opera. Hágase una idea lo más completa posible de ella y de su entorno, del mercado en el que se mueve. Tome notas, vea planos y croquis, conozca oficinas, talleres, almacenes.  No deje de entrar en todos los rincones de la empresa. Puede tomar fotos con su cámara digital, para analizar detalles con calma.

Consejo 3º.-  Si está Vd. en una empresa de fabricación, deberá conocer bien, aunque le lleve días, todo el proceso de fabricación, así como las máquinas que emplean. Si es Vd de titulación o experiencia técnica le resultará más fácil y atractivo. Si viene del ámbito económico o administrativo, deberá de hacer el esfuerzo de meterse en esos temas técnicos, al menos hasta cierto punto, que le permita conocer lo mejor posible qué se fabrica allí y cómo se hace.

Consejo 4º.-  Le guste o no, tendrá que entrar en los números y las cifras económicas de  la empresa. Pida balances de situación, cuentas de pérdidas y ganancias, memorias anuales, balances de sumas y saldos, extractos de  cuentas. Con ésta información podrá ver la situación y marcha económica de la empresa, su historia reciente económico-financiera. Y sabrá, más o menos, donde está y cual es su punto de partida. Al final, las cifras contables y económicas son básicas para el día a día de un gerente. Y, con frecuencia, son las que aprietan más y ponen a prueba la resistencia personal.

Consejo 5º.- Pregunte y conozca si la empresa lleva algún sistema de cálculo y control de los costes. No se sorprenda si le dicen o llega a la conclusión de que no se lleva nada de eso. Al menos, nada que sea fiable. La mayoría de las PYMES no tienen establecido un sistema de estimación y control de los costes. Las hay que sí controlan y conocen los costes directos, los que afectan a los materiales empleados (materias primas, auxiliares o mercancías para la venta) y la mano de obra directa (el personal que trabaja directamente en la fabricación o prestación de un servicio).Se trata del famoso escandallo de costes. Pero no los costes indirectos y los gastos generales. Como Vd. sabe, sin duda, es vital conocer bien los costes de la empresa, de las secciones y/o de los productos y compararlos con los precios de venta.

Consejo 6º.-  No se desanime si encuentra que, a pesar de conocer bien los costes, le insisten en que no les importa mucho ya que la empresa es muy rentable y gana dinero. Esto le pone en bandeja muchas medidas a tomar e ideas en este terreno que podrán llevar a la empresa a ir todavía mejor, ser más competitiva y ganar más.

Consejo 7º.-  Para todo lo anterior, es fundamental que hable con la gente. Deberá conocer desde el primer día al personal de la empresa. Primero a quienes van a ser sus colaboradores directos, después al resto del personal. Entre los primeros, tendrá posiblemente y según los casos a un Director, Jefe o Encargado (los nombres del cargo variarán en consonancia con la dimensión y organización de la empresa) de Taller o Fabricación,  un responsable de Administración (Director o Jefe Administrativo, o Económico- Financiero), Director o Jefe Comercial, un Jefe o Encargado de Almacenes y hasta puede que un responsable de Mantenimiento. Sea cual sea el tamaño de su nueva empresa, habrá alguien al frente de producción, administración, comercial y almacenes. Y junto a ellos, puede haber figuras tales como un jefe de personal, un responsable de calidad o un Jefe o Encargado de una Oficina Técnica, por poner varios ejemplos. Este será su equipo. Debe tratarlos desde el principio y conocerlos.

Consejo 8º.-  Una vez que sabe sus nombres, sus puestos de trabajo y, más o menos, lo que hacen, tenga en cuenta que entra en una selva: la de las intricadas redes de relaciones humanas y profesionales en una empresa. Y Vd. es nuevo en ella, desconoce no solamente las características y personalidades de cada cual, sino los lazos de unión y las luchas intestinas, más o menos soterradas o a plena luz del sol, que en todas partes suelen existir. Por este motivo, le recomendamos inicialmente ¡prudencia!. No “se case con nadie”. No se deje atrapar por las redes que le pretenda tender alguno de esos colaboradores, que trate de hacerse con Vd., ser su leal y firme colaborador y amigo y ganar desde el primer día su confianza y su favor. El empleado o subordinado “pelota” o “trepador” suele dar señales de vida en el primer momento, para ganar posiciones respecto a otros compañeros. Y esto es extensible hasta el último empleado de la empresa.

Consejo 9º.- Ya está Vd. en guardia y prevenido. Pero continúe algunos días más en esa actitud. Escuche, oiga, pregunte, comente...con todos y cada uno de esos colaboradores. Trate de conocer su manera de ser, al mismo tiempo que observa y aprende lo que hacen y cómo lo hacen.  Es una primera idea, necesitará más tiempo para llegar al fondo de todo esto. Pero no se deje llevar a juicios definitivos sobre las personas desde esa primera idea. Por lo general, la gente trabajadora, responsable, eficaz y leal no se muestra así, tan a la vista, desde el primer día. Deberá Vd. de ir descubriéndola poco a poco.

Consejo 10º.- Al resto de los empleados deberá de ir conociéndolos en el sentido de saber  sus nombres, sus circunstancias laborales en la empresa y el trabajo que desempeñan. Un caso aparte será el de la secretaria o secretarias que estén más directamente a su servicio y, en su defecto, de aquellas personas de Administración que hagan ese papel. Está Vd ante las personas que van a estar más cerca de su mesa de trabajo. Aunque no lo crea, muchos asuntos de  importancia van a pasar por sus manos y, en cierta forma, se la juega un poco con esas personas. En especial de cara al exterior, a clientes, proveedores, bancos, terceros en general. Y, también, antes sus propios colaboradores. Empiece por observar bien a quien tiene en esos puestos y su forma y manera de ser.

Consejo 11º.-  Aunque no sea para que se lo crea todo tal como se lo cuentan, pregunte y escuche a sus colaboradores sobre los más diversos aspectos de la empresa. Cada cual le va a dar sus opiniones teñidas por su propia subjetividad. Es ley universal. Nadie escapa, por lo general, a dar sus juicios acerca de acontecimientos, situaciones y personas con total neutralidad y objetividad. Pero, nadie mejor que esas personas, que llevan un  cierto tiempo en la empresa, para darle información abundante.

Consejo 12º.- No obstante todo lo anterior, que le llevará un tiempo, con frecuencia no es posible no aportar nada personal en ese período. La empresa hay que dirigirla y en ella hay que dar órdenes. Es necesario y los empleados esperan, a veces con curiosidad y expectación, a que el Gran Jefe, en este caso Vd., las exprese y haga saber. Así que no podrá escurrir el bulto y esperar a saber todo de la empresa. Hay que jugársela desde el principio. Eso sí, asesórese con sus colaboradores y piense bien lo que va a ordenar. Que en esos inicios sea lo imprescindible para que la empresa funcione sin problemas. Pero no emprenda ya las grandes reformas que, por otra parte, puede que no sean tan necesarias.

Consejo 13º.- Tras esa etapa introductoria, Vd. ya conoce y comienza a ser conocido. La gente ha comenzado a formarse un juicio sobre su nuevo jefe. Comenta, en privado, cosas buenas o malas, serias o informales. Es la vida laboral. Vd. tiene que irse planteando cuales son los puntos fuertes y los débiles que parece tener la empresa. Escríbalos en su ordenador, haga sus primeros planes, fije prioridades, evalúe costes de todo tipo, esboce una planificación. Recuerde que todas las reformas y novedades es imposible ponerlas en marcha a la vez y, además, no es conveniente. La gente en todas partes tiene rutinas de trabajo, buenas o malas, racionales o absurdas, eficaces o de gran dispendio de tiempo y de medios. Esas rutinas han de analizarse recordando que cuando se va a modificar algo, el coste de esa modificación no ha de superar al beneficio a obtener.  Y aquí coste y beneficio lo empleamos en sentido amplio, más allá de los conceptos económicos.

Consejo 14º.- Dentro de la planificación general de las actividades de la empresa, si Vd ha decidido comenzar a hacer cambios, modificar la estructura personal o material, reformar o racionalizar procesos o, sencillamente, cambiar de puesto de trabajo a pesonas, le recomendamos que lo explique bien a sus colaboradores, a su equipo. Busque convencerlos, escuche sus razones y sugerencias. Si tiene que modificar su criterio inicial por alguna convincente razón de cualquier colaborador, no se obstine en oponerse a ello. No caiga en la trampa de dudar, pensando que su autoridad y su liderazgo se puede ver resentido por modificar criterios. Es de sabios rectificar y es de tontos o soberbios, llamados a estrellarse, tarde o temprano, el mantener tozudamente ideas preconcebidas o planes ideados. Un equipo tiene más ojos y más cabezas que el Jefe. Aunque el Jefe, aparte de máximo responsable, sea el ojo  vigilante y la cabeza pensante. Lo  que tratamos de indicarle es que, dado que Vd lleva todavía poco tiempo en la empresa, corre el riesgo de hacer una revolución que acabe por empeorar las cosas o de encontrarse que el personal le pone la proa, al no saber a qué viene ese cambio si allí siempre se hicieron las cosas de otra manera. Y funcionaban. Antes hay que ganarse al personal para la causa, si la causa ha sido testeada en reuniones y comentarios con sus colaboradores inmediatos.

Consejo 15º.- Por el contrario, y sin que sea renegar del punto anterior, Vd. deberá sacar las medida correctoras, los cambios, reformas o novedades que crea debe poner en marcha, para el bien futuro de la empresa, caiga quien caiga. Aunque haya oposición, que la habrá. Siempre hay alguien que se opone, que va a la contra y que hace guerra de guerrillas en los pasillos y tomando el café con los compañeros. Tenga en cuenta, además que siempre hay alguien que sueña con llegar a ser el gerente o que piensa que a él le debería corresponder ese puesto. Y ya sabe, ¡enemigo a la vista y trampas en el camino! Y recuerde que quien le contrató, el empresario o dueño de la empresa, lo ha hecho para mejorar o para solucionar problemas. Y ahí no se puede fallar. Pero con calma y sentido común.

Consejo 16º.- No deje de llamar la atención, mejor siempre en privado, al que se lo merezca, es decir al que Vd considere que debe hacerlo. No sea blando. Pero hágalo con buenas formas y sin herir. Es mejor, ser convincente y ganar para su causa al que ha de dar un “tirón de orejas”.  Todos recordamos nuestro “primer puñetazo en la mesa” y nuestro primer toque de atención a un empleado o colaborador. De todo eso se aprende. Pero recuerde que también es bueno reconocer méritos, éxitos o una buena labor. También hay que felicitar o felicitarse en equipo cuando sea necesario y exista una causa u ocasión. Hay jefes que, en plan duro, dicen y piensan que lo bueno que haga el personal era su obligación hacerlo. Lo malo, en cambio, es una falta y hay que corregirlo por las buenas o, más bien, por las malas. Este tipo de jefes, y he conocido unos cuantos así, acaban siempre y al cabo del tiempo, por los suelos. Fracasados y despreciados por su personal. Aunque a veces, durante un tiempo, vuelen y vuelen, pareciendo que alcanzan el sol.

Consejo 17º.- Cuide el buen ambiente y las relaciones humanas entre su gente. Dedique algo de su tiempo, escaso sin duda, a vigilar este tema. Mire, los tiempos van cambiando y hoy en día temas como el clima laboral en la empresa son muy valorados. Y con un buen ambiente, se puede producir y trabajar más y mejor.  Y esto lleva a mayor competitividad.

Consejo 18º.-  Delegue las funciones y tareas que sean precisas para un buen funcionamiento de su empresa. No haga que todo dependa de Vd. y de su presencia física. Quizás se haga imprescindible, pero se puede resentir la actividad de su empresa, y la paciencia de algún cliente o proveedor. Pero no deje de supervisar todo lo que ha delegado. Es una buena solución diseñar un sencillo manual u hojas de funciones y responsabilidades. Defina, para cada empleado de la empresa, qué tareas ha de hacer y qué funciones le corresponden y asígnele la cuota de responsabilidad correspondiente. Así podrá pedir cuentas a cada cual de lo suyo y evitará “tierras de nadie” y “zonas superpuestas”. Y esto es organización.

Consejo 19º.-  Procure adelantarse siempre, un poco o un mucho, a su tiempo. Es decir, no se quede en la rutina ni se duerma en los laureles. El mundo de la empresa es muy dinámico. Y el cambio se desplaza en forma galopante por el día a día. No pierda de vista lo que puede llegar mañana o pasado mañana. Por ejemplo, no se quede atrás en el uso de internet y las telecomunicaciones, como tampoco lo haga en las máquinas y utillajes que la técnica va lanzando al mercado. Y así, en todos los campos. Dedique algo de su tiempo a leer,ver, seguir por internet, acudir a ferias o eventos en los que vea como van los demás y como viene el futuro. Dentro siempre de sus posibilidades y las de su empresa PYME, por supuesto.

Y... Consejo 20º.- Es el último, pero podría se el primero. No se agobie. No se agote. No se encierre en su despacho u oficina y pierda de vista el exterior y la luz del sol. Vd. tiene, seguramente, una familia. Tiene unos amigos, unos hobbys o aficiones, unos valores, unas creencias... y tiene una salud. Todo este entorno personal es vital para el ser humano. Y Vd, gerente de esa empresa, es un ser humano. Y por ello, tremendamente limitado. No podrá hacerlo todo. No podrá acabar su día habiendo tachado de su agenda todo lo que se había propuesto hacer. Se habrá quedado a medias. E incluso, puede que haya más cosas anotadas al final del día que al principio. Y así pasan al día siguiente. Recuerde que no pasa nada...uno de los lemas de mi vida, heredado de mis mayores, es el de que, al final, ¡no pasa nada!. Así que tómese su tiempo de descanso y atienda a los suyos. A su esposa o a su novia, a sus hijos, a sus familiares, a sus amigos. Haga deporte, si lo practica, o lea y escuche música, si le gusta. Haga algo más que pensar en su nueva empresa.

Posdata.-  Somos muchos los que hemos sobrevivido a esas situaciones. Y aquí estamos. Se pasan noches oscuras, éxitos, fracasos, triunfos, indecisiones, traiciones, pisotones de los “trepas” (que hay un montón...), encontronazos con personas con nombre y apellidos, desastres económicos o técnicos...pero, también, se hacen buenos amigos, se adquieren experiencias, se aprende, se viven buenos momentos en equipo...¡Vale la pena!