¿Cuándo y por qué contratar un asesor contable?

02.09.03. En alguna ocasión, a lo largo de la vida profesional del auditor o el asesor de empresas, hemos oído de boca de algún gerente o empresario cosas tales como “la contabilidad son habas contadas”, “en mi empresa la llevamos con la gorra” o “con el Plan de Contabilidad en la mano, no hace falta ser muy listo para contabilizar”. Y cosas similares. Todas ellas en la línea de que la contabilidad ni es una ciencia, ni necesita excesiva ciencia.

En muchas ocasiones, las tareas contables de la empresa no están al mismo nivel de profesionalización que el resto de las actividades de aquella. Ni lo están a nivel de la importancia que se le concede a cada cosa, ni en la preocupación diaria, ni en la formación y cualificación de las personas que llevan la contabilidad.

Todo esto,  sin perder de vista el avance importante que las tareas contables han experimentado en los últimos años, la mejor formación de los contables y el uso de programas de contabilidad cada vez más completos y de fácil utilización. En especial este último factor, ha supuesto una mejora ostensible. Pero, pese a esto, sigue existiendo una creencia bastante general de que la contabilidad la lleva cualquiera y que no se precisa un personal altamente cualificado. Y también, constatamos los auditores de cuentas que el nivel medio del estado de las contabilidades, especialmente en las Pymes, es bastante deficiente. Salvo honrosas excepciones.

La contabilidad general de cualquier empresa o negocio es pieza importante del registro y control de todas las operaciones que realiza. Esto no admite dudas. Es necesario vender, fabricar, comprar y hacer clientes. Es vital para la vida de la empresa. Pero, también lo es el registrar y contabilizar todas y cada una de las operaciones de cobro, pagos, ventas, compras, gastos, ingresos, etc. Esto permite, aparte de cumplir con las leyes existentes, el control económico y financiero de toda la empresa. De que nos vale todo lo demás sino llevamos un control exhaustivo, hasta la última peseta.

Las tareas contables requieren su técnica, sus criterios, su plan contable. Requieren hacer estimaciones y previsiones, acoplar cada gasto y cada ingreso, cada partida a contabilizar a una cuenta adecuada, según su naturaleza. Y no vale todo, ni cualquier cosa. Las empresas que se auditan lo saben bien. Los auditores han propuesto, sugerido o presentado a las empresas montañas de ajustes contables. Cuestiones mal contabilizadas que es preciso modificar. Cuestiones que afectan a los balances y a las cuentas de resultados. Hay empresas que viven en el error o en la ignorancia de su propia realidad y situación económico- financiera, y por supuesto contable.

En consecuencia, ha de darse a esta cuestión toda la importancia que se merece y que requiere. Muchas empresas contratan a buenos profesionales de la contabilidad para sus departamentos administrativos. Otras muchas recurren a profesionales externos que les asesoran, en base a una supervisión contable y fiscal, e incluso a quienes le elaboran externamente su contabilidad.

Desde estas páginas animamos a empresarios y gerentes de empresa a acudir a esos profesionales para que, desde dentro o fuera de la empresa, se ocupen de la contabilidad y su entorno económico- financiero. Es un buen consejo.

A continuación exponemos alguna razones que fundamentan nuestros comentarios de líneas anteriores, sobre lo que pueden aportar los asesores contables externos a la empresa.

1º.-  El asesor o consultor contable, si está elegido adecuadamente y no es un “aficionado”, cuenta con la preparación académica y profesional que le permite dominar todos los frentes de la contabilidad. Y,  aunque muchas cuestiones son fáciles o rutinarias existen otras muchas de gran dificultad y complejidad en el mundo de la contabilidad.

2º.-  Esa formación se une, generalmente, a la experiencia. El llevar o supervisar contabilidades de diversas empresas le da al asesor un abanico de conocimientos y situaciones vividas que le permite afrontar mejor lo que se puede encontrar en su empresa.

3º.-   El asesor puede enseñar e ir formando a su “gente” de contabilidad o administración. El trato continuado, del día a día, va haciendo que transmita conocimientos y formas de hacer las cosas a los suyos. Y estos irán aprendiendo. Y sobre todo eliminando o dejando de hacer las grandes y pequeñas “barbaries” contables que tantas veces se pueden ver en muchas empresas.

4º.-  El asesor contable le podrá dar periódicamente, u obtener en el sistema contable de su empresa, una información acerca de la marcha económico financiera de su negocio lo suficientemente amplia y elaborada, que le permita saber mejor como va su empresa. En  base a balances, ratios, gráficos o cuentas de resultados más o menos desarrolladas puede poner en sus manos la situación de sus cuentas. Esto le permitirá tomar sus decisiones de gestión de su empresa con más información.

5º.-  Elija como asesor contable un profesional o una firma de profesionales debidamente preparados y formados. Titulados tales como economistas y titulares mercantiles otorgan normalmente una garantía de formación. Esta se debe completar con la experiencia suficiente para preparar sus cuentas y extraer la debida información de las mismas.

6º.-  Un asesor contable puede prepararle, si no dispone de ello, de las debidas herramientas contables y de control económico, tales como un buen control de gestión de la tesorería, inventarios de existencias o de inmovilizados, fichas de cálculos de las dotaciones a la amortización del inmovilizado, fichas de control de impuestos diferidos en operaciones de leasing, etc.

7º.-   Subiendo unos pasos más arriba, un buen asesor contable le puede ayudar a establecer un sistema de control de costes en su empresa. Esto que parece tan simple, no lo es tanto. Son muchas las empresas que no lo tienen o disponen de sistemas muy limitados y parciales. Conocer los costes de su empresa, directos e indirectos, generales o de estructura, por productos o por secciones, u otros diversos, es un paso fundamental para dirigir bien una empresa y llevar un negocio.

8º.-  Es una buena práctica combinar en la misma persona el asesor contable y el asesor fiscal. Ambas cuestiones van muy de la mano y se complementan. La mayoría de las empresas ya lo hacen así.

9º.-  No crea que por tener un buen programa de contabilidad, estándar o hecho a medida, del que los informáticos le han hablado maravillas, ya lo tiene todo. Ni mucho menos. El programa es una herramienta que requiere un buen “maquinista”, alguien que sepa que tiene que hacer. En lenguaje contable, los asientos no solo hay que introducirlos sino saber como son esos asientos. Aunque muchos son rutinarios, otros y muy importantes a veces, hay que saber hacerlos y ver qué cuentas intervienen y en qué cuantías. Desconfíe de los programas y de los informáticos que dicen “que para usar su software no hace falta saber contabilidad”. No es cierto.

10º.-  Como en tantas otras actividades de los profesionales, regatear o escatimar honorarios no es buena medida.  Un asesor contable, máxime si es de un buen nivel, precisa ser debidamente remunerado. Según la función o alcance de su trabajo contratada, puede llegar a requerir muchas horas de trabajo. Y estas tienen un precio. A precios de saldo, como en todo, no hallará buenos profesionales.