08.03.06.  Este trabajo de colaboración va dirigido a gerentes, directivos y estudiantes de Master en Gestión y Dirección de empresas,  no iniciados en materias contables y económicas. Es, por tanto, una explicación simplificada de la abundante  información que se puede obtener de un balance. Además, hacemos extensivo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias que acompaña a los balances, los comentarios que vamos a hacer. Esto justifica la utilización de una terminología, no muy rigurosa, pero apropiada a esa finalidad de formación y ayuda que pretendemos. 

El balance al que nos referimos es el balance de situación que, normalmente, se confecciona a fecha  final del ejercicio de la empresa de que se trate. No obstante, es posible obtener balances a otras fechas, siempre que la contabilidad tenga un nivel de actualización suficiente, que tenga los datos al día. Lo mismo sucede con la cuenta de Pérdidas y Ganancias, también conocida como cuenta de Resultados. Existe otro tipo de balances, muy utilizados en contabilidad, que se denominan de sumas y saldos. Estos son una lista de todas las cuentas desarrolladas en la contabilidad de la empresa, debidamente ordenadas por sus códigos, con indicación del total de sumas de las columnas del debe y el haber de cada cuenta, así como del saldo que la misma presenta a la fecha en que se saca de la contabilidad ese balance. Su utilidad, como veremos, es muy grande. 

La contabilidad forma un conjunto armónico y sistemático que, a partir de los justificantes de ingresos, gastos, inversiones y todas las demás operaciones económicas que realiza la empresa en el curso de su actividad, pasa a las cuentas de su Plan Contable, mediante el proceso de contabilización. Este, hoy día, está ya totalmente informatizado, mediante el uso de programas de  contabilidad. Las cuentas se integran en áreas  o grupos por afinidad, según su naturaleza. De las cuentas se obtienen los balances de sumas y saldos y por integración de estos, se alcanza el balance de situación y la cuenta de Pérdidas y Ganancias.  

Hemos de aclarar, ampliando la información, que en todos los países existen ya planes oficiales de contabilidad, de mayor o menor grado de obligatoriedad. En España tenemos el Plan General de Contabilidad (PGC) que fue aprobado mediante Real Decreto 1643/1990, de 20 de diciembre. Y, en otro orden de cosas, que todas las empresas elaboran obligatoriamente, de acuerdo con ese PGC, las llamadas Cuentas Anuales del ejercicio. Estas están formadas por:

• Balance de situación a fecha final del ejercicio
• Cuenta de Pérdidas y ganancias a fecha último día del ejercicio
• Memoria

La Memoria constituye un conjunto de informaciones de determinados aspectos de la empresa, tales como datos generales, objeto social y otros, y de una serie de informaciones aclaratorias o explicativas de las diversas partidas del balance. Es, por tanto, un elemento complementario de lectura del balance y cuenta de PyG de gran utilidad. 

Señalado todo lo anterior, a modo introductorio, y antes de pasar a la lectura del balance, hay que poner en claro los límites de esta tarea. Los balances pueden ser de modelo normal o extenso y de modelo abreviado, de acuerdo con la dimensión de la empresa de que se trate. Es evidente que el primero ofrece bastante más información que el segundo. Un modelo abreviado restringe mucho las posibilidades de obtención de esa información.  

Por otra parte, los balances pueden ser reales o ficticios, o incluso ubicarse en una zona intermedia entre ambos extremos. Si las cifras, en todo o en parte no son ciertas ni reales, obtenidas de una contabilidad que refleje bien la realidad de las operaciones económicas efectuadas, las conclusiones que saquemos serán, falsas o erróneas. No servirán para nada. Pero ¿podemos fiarnos de los balances? En términos generales sí ya que la legislación mercantil y fiscal enmarca bastante aquellos, a la vez que la fiscalidad con sus cruces e inspecciones fuerza hasta cierto punto a un cumplimiento bastante generalizado. Por otra parte, muchas empresas auditan, obligatoria o voluntariamente, sus cuentas anuales lo que garantiza bastante la fiabilidad en la mayoría de los casos. El hecho de que muchas empresas tengan asesores externos contables y fiscales, da mayores posibilidades de usar una buena técnica contable en la elaboración de cuentas y balances. Pero, no obstante, siempre puede haber cifras erróneas en los balances, sea intencionadamente, sea por ignorancia o por equivocaciones.

En todo caso, una cosa es leer un balance y unas cuentas anuales, para obtener información más o menos fidedigna de una empresa y otra es tomarlos como artículo de fe. Todo dependerá de lo que pretendamos al estudiar esas cuentas. No será lo mismo si solamente queremos conocer como va o como está una empresa. que si pretendemos comprarla, valga por caso.

¿Qué datos hay en un balance?

El balance tiene dos partes claramente diferenciadas: ACTIVO Y PASIVO. El Activo está formado por todos los bienes y derechos de naturaleza económica que tiene la empresa. El Pasivo tiene dos componentes: el Pasivo Exigible y los Fondos Propios.  El Pasivo Exigible está integrado por las deudas que tiene la empresa, sus compromisos de pago.

El balance es, en realidad, una balanza. En un platillo está el Activo que representa lo que es nuestro, lo que tenemos. En el otro, está el Pasivo Exigible, las deudas, lo que nos pueden exigir que paguemos. Según pese más uno que otro, la balanza se inclinará a uno u otro lado. Por lo general, se inclinará del lado del Activo. Es lógico pensar que en cualquier negocio, si funciona y está en marcha, lo que tenemos y lo que nos deben supere a lo que debemos.

La diferencia entre Activo y Pasivo Exigible se iguala a los Fondos Propios que están constituidos por el Capital social o Fondo social, las reservas formadas con beneficios obtenidos en el transcurso del tiempo y los propios resultados del ejercicio. Es decir:

Activo  =   Fondos Propios  +   Pasivo Exigible

O dicho de otro modo:

Fondos Propios  =   Activo  -  Pasivo Exigible

Al referirnos a Pasivo exigible tenemos que diferenciar:

Pasivo Exigible a Largo Plazo = El que conlleva exigencia u obligación de paga a más de un año de plazo.

Pasivo Exigible a Corto Plazo = El  que la conlleva a menos de un año.

Esta diferencia, aunque un tanto artificiosa, es de gran importancia y utilidad, como puede suponerse.

El Activo, a su vez se puede desarrollar en dos partes muy diferentes: Activo Fijo o Inmovilizado y Activo Circulante. El Activo Fijo está formado por los bienes duraderos que la empresa posee para poder desarrollar sus actividades e incluso otros bienes en los que ha invertido su capital o sus beneficios. Las partidas principales que integran el Activo son:

Activo Fijo o Inmovilizado

Gastos de establecimiento: aquellos necesarios para iniciar la actividad, para poner en marcha la empresa.

Inmovilizado Inmaterial:  Conjunto de bienes intangibles y de naturaleza no material.

Inmovilizado Material: Todos los elementos materiales que posee la empresa, tales como terrenos, construcciones, maquinaria, utillaje, vehículos, equipos informáticos, etc.

Inmovilizado Financiero: Recursos económicos invertidos en forma permanente tales como participaciones en sociedades, fondos de inversión, valores de todo tipo, etc.

Activo Circulante

Existencias: Aquellas que la empresa tiene para la venta o para sus procesos de fabricación , instalaciones, etc.

Deudores: Conjunto de deudas que otros tienen con ella, tales como clientes, personal de la empresa, Administraciones Públicas, etc

Inversiones financieras temporales:  Recursos económicos invertidos en forma temporal en valores, participaciones, créditos, etc. de cualquier tipo.

Tesorería:  Recursos económicos líquidos o de conversión rápida en liquidez que la empresa  posee en caja o entidades financieras.

¿Qué son las amortizaciones del Inmovilizado? ¿Qué son las provisiones?  Estos dos conceptos aparecen en los balances y cuentas de PyG y pueden requerir una aclaración para los no iniciados. Las amortizaciones del Inmovilizado, que nada tienen que ver con las amortizaciones de préstamos, créditos y similares, son un hábil artificio contable que tiene una clara función de prudencia económica. Se fundamentan en que los bienes del Inmovilizado, bienes duraderos y que la empresa lógicamente utiliza o puede utilizar, sufren una desgaste y deterioro por el transcurso del tiempo. Y, al cabo de un tiempo, mayor o menor según los bienes, dejarían de ser útiles o no servirían para su trabajo o función, hablando siempre en términos generales.  Además, muchos de ellos, como es el caso de equipos informáticos o determinadas maquinarias e instalaciones quedan obsoletas por el paso de los años. A veces, incluso, con relativa rapidez. Sucede, entonces, que la empresa tendría que reponer aquellos bienes que ya no le sirven o no valen para realizar su actividad en términos de normal competitividad. Y para no cargar la totalidad del coste de esas inversiones forzadas por la necesidad de reponer elementos del Inmovilizado, a un único ejercicio se recurre a la amortización anual. Es, como se suele decir en los libros de contabilidad, como si se fuese formando, año a año, un fondo de dinero que permita disponer de él, cuando llegue el momento de cambiar un bien por otro.

Como vemos, en realidad, es reflejar en los balances el deterioro, desgaste o pérdida de utilidad que van sufriendo los bienes del Inmovilizado. Se trata por tanto de una partida que va a ser considerada año a año como un gasto contable. Es un gasto ficticio, no real. Y va a figurar en las cuentas de PyG minorándole resultado final del ejercicio. La empresa puede establecer el nivel de dotación anual a la amortización que considere acorde con los años de vida útil que cada bien puede tener. Ahora bien, al existir en España unas tablas fiscales, bastante desarrolladas, para las dotaciones máximas que la Hacienda Pública va a admitir, la mayor parte de las empresas y la práctica de los contables lleva a atenerse a esos topes máximos que en ellas se establecen. En el balance aparecen las amortizaciones acumuladas, suma de las diferentes dotaciones anuales establecidas para cada bien, y en la cuenta de PyG las dotaciones concretas de cada ejercicio.

Las provisiones son otra cosa. Como su nombre indica es hacer un aparte, una especie de saco o de hucha en la que depositar unos fondos para una finalidad concreta. Así, por ejemplo y por ser la más conocida, la provisión para insolvencias de clientes, trata de cubrir, prudentemente, la eventualidad de impago definitivo de un cliente que no ha hecho frente a sus obligaciones y que, ante alguna medida de la empresa tendente al cobro de la deuda, no paga.  Si se considera que hay indicios suficientes para pensar que un cliente puede dejar sin pagar su deuda, podría hacerse una provisión, una reserva económica equivalente a todo o parte de esa deuda. Es una situación transitoria, que puede resultar temporal si el cliente termina por pagar, previa a su consideración como pérdida definitiva. También en esto han de tenerse en cuenta los criterios fiscales que no admiten cualquier situación en este asunto.

Pues bien, aclarado lo anterior, podemos regresar a lo que se denomina la estructura del balance, el peso de esas masas del activo, el pasivo y los fondos propios. Se suelen denominar masas patrimoniales porque, al fin y al cabo, representan el patrimonio de la empresa como si se tratase del de cualquier persona: bienes y deudas.

Podemos hacer, de forma elemental, algunas consideraciones. Pero, advirtiendo que en realidad  y en análisis serio y profesional todo es más complejo, ya que hay muchas variables y muchos matices en juego. De otro modo, sobrarían los analistas económico- financieros y hasta muchos profesionales de la economía. Pues bien, veamos el tamaño o volumen de los Fondos Propios.

Cuanto mayor sean los Fondos Propios, en principio, más sólida es la empresa, tiene mayor riqueza y es más fuerte. Si, por el contrario, son escuálidos, la situación es la contraria: debilidad y poca riqueza. Es por tanto un primer síntoma de cómo están las cosas. Pero, no debemos tomar todo como valores absolutos, ya que podríamos estar, por ejemplo, ante recursos de inmovilizado o de circulante improductivos o desperdiciados. O sea, podríamos tener una gran estructura y poca actividad. Siempre hay que girar la vista hacia la cuenta de Resultados y a los volúmenes de ingresos y gastos, ya que esto es lo que nos marca la actividad que se lleva a cabo y su rentabilidad.

Es importante ver cuales son los niveles de endeudamiento, es decir el Pasivo Exigible, y  cuanto es a largo y a corto plazo. En principio, es preferible el endeudamiento a largo que a corto. Y es importante la comparación con el Activo Fijo y el Circulante. Hemos de pensar que:

El Pasivo Exigible a CP, es decir el que debemos de pagar antes de un año o sea con relativa proximidad y que muchas veces no irá más allá de 90 o 120 días, ha de estar cubierto por la tesorería, los recursos convertibles en tesorería de forma relativamente rápida y el cobro de los clientes y deudores. En la medida en que esas cifras sean parejas o estén muy desequilibradas, en uno u otro sentido, estaremos ante situaciones de dificultad para afrontar los pagos, desequilibrios o déficit de tesorería e, incluso, situaciones de evidente insolvencia. En otra dirección, podríamos tener un exceso de recursos improductivos, si el Activo Circulante fuese mucho mayor que el Pasivo Exigible a CP.

Se denomina Capital Circulante:

 CC = Activo Circulante – Pasivo Exigible a CP

Lógicamente, esta comparación avala lo que acabamos de indicar en el párrafo anterior.

Es interesante, igualmente, la comparación entre el Activo Fijo y la suma de los Fondos Propios y el Exigible  a LP, ya que nos da idea de cómo está financiado aquel. Mientras todo o la mayor parte del Activo Fijo esté cubierto por Fondos Propios y/o Exigible a LP, existirá un equilibrio patrimonial. Es bastante peligroso, siempre en general y sin otros matices, el que las inversiones del Inmovilizado estén financiadas. en parte relevante, por Pasivo Exigible a CP. Esto puede ser una situación inestable ya que, si hubiese que afrontar con rapidez el pago de esas deudas no tendríamos con qué hacerlo, salvo la venta o entrega de los bienes de Inmovilizado que sustentan la actividad empresarial.

Mención aparte merece el hecho de que los Fondos Propios sean muy pequeños o, incluso, negativos. Aunque la legislación mercantil diga lo que dice acerca de la disminución del capital social y fondos propios por debajo de ciertos límites y las medidas que obliga a tomar, la realidad es que existen bastantes empresas con Fondos Propios muy cortos o negativos. Y siguen funcionando muchas de ellas, más o menos tiempo, desarrollando sus actividades. Pero, es obvio, que con muchas dificultades ya que eso significa que el conjunto de sus deudas iguala o supera a sus Activos.

Pero, en esos casos, habrá que ver la composición o reparto en esas deudas entre las que son a LP y las que son a CP. No sería lo mismo. El peligro mayor de inmediatez del vencimiento de las deudas se daría en el CP. Por tanto, es este un factor a tener en cuenta.

En lo que se refiere  a la cuenta de PyG su interpretación, por parte de no iniciados o expertos en estas materias, es  más sencilla. Al fin y al cabo, no es más que una simple lista de ingresos, por un lado, y gastos por otro. Y la diferencia, entre ambos, es el resultado del ejercicio. En cuanto a la naturaleza de los ingresos y los gastos queda bastante patente por los nombres de las diferentes partidas contables.

Estas cuentas de PyG permiten hacer análisis muy importantes e interesantes de diversas magnitudes y niveles del resultado y sus componentes. Tanto para esta cuestión como para análisis del balance, en forma bastante elemental, puede recurrir el lector a nuestros trabajos colgados en esta misma web, en la sección de Gestión Económica del Menú de inicio siguientes:

Indicadores de la gestión empresarial (I)

Indicadores de la gestión empresarial (II)

Finalmente, para poder leer mejor el balance y sacar sus conclusiones adecuadas, es aconsejable solicitar y tener a mano, un balance de sumas y saldos lo más completo posible (a suficientes dígitos de código de cuentas) y la Memoria que forma parte de las Cuentas Anuales. Ambos documentos que complementan mucho la información, permiten aclarar qué integra cada partida del balance o cuenta de PyG, así como determinados criterios establecidos o explicaciones concretas.

Entendemos que es bueno que cualquier gerente o directivo esté en condiciones de entender bien lo que dice un balance o unas cuentas de resultados, con independencia de que recurran o no a sus colaboradores para obtener informes escritos o verbales sobre esta cuestión. Creemos, por otra parte, que debemos extender esa consideración a quienes cursan Master en Gestión y Dirección de Empresas, sin ser profesionales de las materias económicas y financieras. De ahí el esfuerzo que en www.gerenteweb.com  venimos haciendo en esta dirección.

Trabajo desarrollado por Díaz Aledo, Auditores y Consultores S.L

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