DYAL AUDIT, una ayuda para el trabajo del auditor

17.10.07.  Dentro de nuestra labor de consultoría y de auditores de cuentas, a través de nuestra empresa DYAL NET, hemos diseñado una aplicación informática para uso de los profesionales de la auditoria de cuentas, denominada DYAL AUDIT. Se trata de un trabajo realizado a lo largo de varios años, en el que hemos vertido toda nuestra larga experiencia en auditoria. Somos auditores desde 1982 y trabajamos con auxilio del ordenador desde que estos llegaron al mercado español.

A través de los más de cien cursos de formación que hemos impartido por toda la geografía de España, desde 1990 y tras la puesta en marcha de la reforma mercantil y la implantación de la auditoria obligatoria, hemos pulsado cómo se trabajaba por parte de los profesionales de esta actividad en nuestro país. Hemos visto y vivido las diferentes experiencias de muchos de ellos a lo largo de este tiempo, desde el trabajo completamente manual, hasta la utilización de potentes y amplios programas informáticos. Por eso, por las experiencias que hemos conocido, nos animamos a hacer una herramienta sencilla y, a la vez, de gran utilidad. En las aplicaciones informáticas es bastante frecuente que se disponga de múltiples posibilidades de cosas que se pueden hacer, pero que nunca se usan. Con frecuencia, apenas se vas más allá del 30 o 40 % de las posibilidades de hacer “cosas” distintas. Dicho de otros modo, muchas veces esas aplicaciones están sobredimensionadas y son excesivamente “grandes” para lo que el usuario normal necesita.

Esta convicción nos llevó a diseñar una herramienta, que haciendo todo lo que el auditor precisa generalmente, no incluyese otras posibilidades que, por lo general, no iba a utilizar. Así, se ha llegado a una aplicación más simple, de uso sencillo, pero que permite a los profesionales de la auditoria de cuentas disponer de unas ayudas inestimables. Vamos a citar algunos ejemplos que no agotan todas las posibilidades de DYAL AUDIT.

Es importante que el auditor pueda importar directamente de la contabilidad del cliente que va a auditar, bien el diario completo o balances de sumas y saldos a la fecha que se desee. Ambas importaciones se pueden realizar con DYAL AUDIT, de una forma relativamente rápida, en función del tamaño de los ficheros a importar. Con ello, se pueden incorporar como datos iniciales o de entrada todo aquello que se precisa para poder hacer:

• La planificación del trabajo
• Los muestreos
• La revisión limitada
• La selección de muestras

Es el momento de señalar que en la auditoria de cuentas, el juicio profesional y la toma de decisiones por parte del profesional, no sólo es importante, sino que es ineludible. Por encima de las técnicas, las normas, los reglamentos y las aplicaciones informáticas, estará siempre el auditor que toma decisiones, marca criterios y saca conclusiones. La auditoria ni es ni podrá ser nunca algo automático, que haciendo un determinado conjunto de pruebas con unos criterios marcados, permitan concluir de forma determinada un juicio concreto. Algo así como dar a una tecla y que salga hecho el informe. Eso sería ciencia ficción y mataría la auditoria como profesión. La auditoria requiere profesionales formados y que sepan lo que tienen entre manos. Después, las aplicaciones o programas son solamente eso, ayudas.

Volviendo a DYAL AUDIT, es importante resaltar las posibilidades de hacer muestreos que tiene. Bien se trate de existencias, de clientes, proveedores, inmovilizado o cualquier otro colectivo contable, tendremos una población que, en base a los criterios señalados y al tipo de muestreo deseado, nos conducirá a obtener un tamaño y a señalar qué elementos de la población se han seleccionado para efectuar, sobre ellos, las pruebas pertinentes.

Las revisiones analíticas, de suma importancia en auditoria, ya que marcan tendencias, señalan puntos a analizar con más detenimiento al detectarse cambios o saltos importantes, dan una idea de conjunto de las principales masas patrimoniales del balance y de las cuentas de pérdidas y ganancias, son otra importante posibilidad de nuestra aplicación, facilitada al guardarse los datos de los años anteriores auditados o introducidos.

La aplicación incorpora unos modelos clásicos de:

• Programa de trabajo
• Cuestionario de evaluación del control interno
• Plan global de auditoria (el famoso memorandum de auditoria de antaño)

En lo relativo al cuestionario de control interno, es de señalar que realiza una evaluación numérica o cuantitativa de las respuestas que se van introduciendo, lo que permite conocer, desde esta óptica del cuestionario, el nivel de control interno tanto por áreas como globalmente considerado. Esta evaluación valorada es una herramienta más que tiene el auditor, que unida a las otras observaciones y pruebas que haga, le permitirá concluir sobre la mayor o menor eficacia del CI de la empresa.

La aplicación incorpora un amplio repertorio, por áreas de trabajo, según la distribución tradicional del balance (activo-pasivo) y de la cuenta de PyG (debe-haber), de hojas o papeles de trabajo. Sirven para la realización de las pruebas que habitualmente ha de hacer el auditor, según los casos. Son 147 papeles de trabajo diferentes sobre los que se escriben los resultados obtenidos en las correspondientes revisiones y verificaciones y que cubren la mayor parte de las necesidades en el trabajo del auditor.

Es posible la realización de ajustes y reclasificaciones contables en el proceso de auditoria en cada momento y desde esas mismas hojas, sin necesidad de salir de ellas. Igualmente, se pueden imprimir todas las hojas de trabajo, balances, sumarias, etc. en cualquier momento y cuantas veces se desee. La impresión de balances y cuentas de PyG en los modelos oficiales de Registro Mercantil también se puede realizar.

La aplicación tiene un espacio en su menú que permite añadir, como ficheros asociados, cualquier documento, legislación, normas, tablas, cartas, archivos y link de web que sean de interés para el auditor. De este modo las tiene a mano y dispone con facilidad su acceso mientras trabaja en la auditoria.

Se incorporan otras aplicaciones accesorias tales como tablas de cálculo de amortización del Inmovilizado, tablas de leasing y sus efectos fiscales o generador de números aleatorios.

La aplicación permite el trabajo tanto en red, como en PCs o portátiles independientes, con un sistema ágil de exportación e importación de las auditorias.

Todo lo anterior es el resumen de una herramienta que permite el trabajo con una metodología muy cómoda y sistematizada que elimina, a su vez, trabajos desorganizados, lo que sucede, en ocasiones en la auditoria, si no existe una planificación adecuada. El ahorro de tiempos es evidente, como sucede siempre que hay una racionalidad en las formas de trabajar. La aplicación está especialmente concebida para el trabajo de auditoria de PYMES. Va provista de dos manuales, uno de usuario y otro específico del trabajo del auditor con esta herramienta.

Si su utilidad para auditores con experiencia es muy apreciable, lo es mucho más en el caso de auditores noveles en la profesión, que llevan poco tiempo trabajando en esta materia o acaban de desembarcar en ella llenos de ilusión profesional. Les marcará una metodología de trabajo clara y segura que pueden seguir sistemáticamente.

El lanzamiento de esta aplicación al mercado constituye un primer paso de nuestra organización para ir desarrollando herramientas de trabajo diversas en el mundo de la empresa, al hilo de los temas que vamos publicando en www.gerenteweb.com

Quienes estén interesados en DYAL AUDIT, que es un producto cuya propiedad intelectual tenemos registrada y cuya marca pertenece, igualmente registrada, a la sociedad de nuestro grupo “Soluciones Optimización y Mejora en Internet, S.L.”, puede solicitarnos más información al respecto a auditoria@diaz-aledo.com

Grupo Dyal
Auditores y Consultores de Empresas