Las funciones de mando y el organigrama de la empresa

19.09.05. Con frecuencia, se plantea en la empresa o se encuentra el Gerente la necesidad de hacer el organigrama de la misma. Unas veces deberá hacerse por primera vez, otras será modificar el existente. Ante esta coyuntura, quien o quienes afronten esta tarea, deberán seguir una determinada sistemática, un camino adecuado que les lleve a obtener el mejor organigrama posible, en orden a su eficacia y a su implantación con éxito y sin problemas.

El organigrama, como es sabido, aglutina en sus líneas y gráfico diversas variables o cuestiones. Así podemos citar, entre otras:

• Tipo de organización elegida
• Departamentos, áreas o secciones creadas
• Dependencias orgánicas y jerárquicas
• Funciones de mando
• Relaciones internas
• Funciones a realizar y atribuciones
• Personas asignadas a la dirección de las subdivisiones organizativas diseñadas

De todos estos aspectos, el de las funciones de mando es de suma importancia. La dirección del personal de las distintas subdivisiones creadas (departamentos, áreas, secciones, etc.) se ha de llevar a cabo por medio del mando. Este mando tendrá niveles diferentes en su amplitud, según el lugar del organigrama que estemos considerando y estará sujeto, a la vez, a la dependencia de otros mandos superiores en jerarquía.

Todo organigrama, contempla líneas verticales y horizontales de relación y de dependencia. El mando atribuido a quien o quienes estén al frente de cada elemento del organigrama estará en relación a su ubicación vertical y horizontal en el mismo.

Al elaborar un organigrama, siempre cabe preguntarse si es preferible definir las funciones de mando o los puestos ocupados por quien ha de ostentarlo. Las funciones de mando se otorgarán a quienes ocupen puestos de mando, es decir hagan cabeza en cada una de las unidades diseñadas en el organigrama o en las subdivisiones de éstas. Así pues, parece recomendable establecer previamente los departamentos, áreas o secciones que existen o han de existir en la empresa, fijar los puestos de trabajo que requieren mando en las mismas y diseñar así el organigrama.

Empezaremos estableciendo la cabeza de la empresa que, según los casos, será:

• Consejo de Administración
• Consejero Delegado
• Director General
• Gerente

A partir de ahí, estableceremos, dibujando los tradicionales rectángulos o recuadros representativos de las subdivisiones de la empresa, esos departamentos, secciones o áreas. Su denominación dependerá de la empresa y sus usos y costumbres, de su tamaño y del grado de división que se quiera o sea preciso realizar. Así, aparecerán, normalmente, las relativas a:

• Producción
• Administración
• Comercial
• Almacenes
• Planificación
• Ventas
• Distribución
• Etc.

Los nombres serán estos u otros, pero sus  campos de actividad son los habituales. De estas áreas organizativas fundamentales, será preciso hacer desgloses en otras varias de un nivel inferior. Y, a veces, repetir ese desglose sobre esas subdivisiones.  Llegaremos así a los clásicos gráficos en cascada  o piramidales, característicos de los organigramas.

Una vez, que está hecho el dibujo organizativo de la empresa, en base a las distintas funciones a realizar en ella, viene la tarea de atribuir las funciones de mando en cada una de ellas. Ese mando contiene un elemento de extensión (¿sobre qué área? ¿sobre qué personas?) y otro de atribuciones (¿ sobre qué cuestiones?). Estamos así considerando:

• Las funciones a realizar por quien está al frente en ese “recuadro” del organigrama.
• Las responsabilidades que tendrá.
• Su autoridad y los límites de ésta..
• Sus límites en las atribuciones de gasto o de pagos.
• Las relaciones jerárquicas y de dependencia con sus jefes y subordinados
• Las relaciones  con otros de su mismo nivel
• Los mandos intermedios, que en su caso, deberá tener y atribuciones de estos.

Algunos de los problemas clásicos de los organigramas son los que se presentan en ocasiones por:

• No utilizar la lógica y la racionalidad en su elaboración, sino consideraciones de otro tipo, como la colocación de personas concretas.
• No definir bien los límites de las áreas funcionales del organigrama.
• Permitir la existencia de “zonas de nadie” y “zonas superpuestas”
• No establecer en absoluto o hacerlo sin concretar del todo los límites funcionales y de autoridad.

Uno de los problemas a resolver es el de la ubicación adecuada de ciertos órganos de actividad en la empresa, tales como  el control de calidad, la prevención de riesgos laborales, los auditores internos y aquellos otros que requieran un cierto grado de independencia dentro de la empresa. Una deficiente ubicación, colgados de un área que precisamente ha de ser objeto de su actividad, puede dar al traste con la eficacia de esas funciones.

Una vez diseñado todo el organigrama, con sus funciones, responsabilidad y atribución de autoridad, es preciso colocar las personas que han de estar al frente de cada unidad o elemento del organigrama. De este modo, establecido previamente todo lo anterior, será más fácil poner en manos de las personas que resulten designadas para ser los mandos en cada elemento organizativo, esas funciones de mando, responsabilidades y niveles de autoridad.

Por lo dicho hasta aquí, se deduce la importancia de que exista  un organigrama, acompañado de un Manual de Organización o de Funciones que defina puestos, responsabilidades y autoridad conferida. Así, una vez designados los mandos, se les entregará el Manual y deberán cumplir con la parte que les corresponda, la cual estará perfectamente definida en el mismo.

La elección de las personas que han de  estar al frente de cada área organizativa del organigrama no debería de ser, caprichosa ni  con criterios únicamente de fidelidad al jefe, simpatía, estimación de su valía personal, historial o experiencia anterior. Todo esto es importante, pero el Gerente o Director General de la empresa ha de analizar que características requiere cada puesto, de acuerdo con lo establecido previamente en el organigrama, con  Manual o sin él, e ir asignando a las personas más idóneas de las que disponga. Esto es de sentido común pero, con frecuencia, este es el menos común de los sentidos. Y priman razones extra-organizativas en la elección de los mandos y en la atribución de sus funciones.

El entusiasmo que pongan los mandos en sus tareas y funciones, su grado de satisfacción personal e identificación con la empresa y su trabajo, tendrá mucho que ver con la buena definición de todo lo anterior y con que se cumpla. Es decir, que el organigrama y sus funciones de mando existan realmente, se puedan desempeñar, no sufran perturbaciones porque haya quien se salga de su zona y ocupe o invada la de otros, no existan “puenteos” por parte de sus jefes, no haya una autoridad respaldada por estos que impida su correcto ejercicio. En definitiva, que teoría y práctica se fundan en el día  a día de la empresa, entre lo diseñado y su puesta en ejercicio. Pero, como el ser humano con frecuencia antepone sentimientos, carácter, simpatías y antipatías, afinidades personales, intereses particulares, deseos de trepar por la pirámide empresarial, con frecuencia deshace con su actuación la buena labor prevista de un organigrama bien diseñado. Corresponde, en estos casos, al “Gran Jefe” saber ver esas circunstancias, detectarlas y ponerle  el remedio adecuado. Como suele decirse “eso va en su sueldo”.

Manuel Díaz Aledo
Consultor de “DYAL QUALITY”