La orden de trabajo

14.12.04.  La denominada, generalmente, Orden de Trabajo u Orden de Producción es un sencillo procedimiento que desde los inicios de la industrialización y de su racionalización, se viene utilizando en todas partes. No obstante la sencillez del sistema, que contrasta con su gran aportación a la organización industrial, existen bastantes PYMES que no la utilizan o no le sacan todo el partido posible.

Hay que considerarla inscrita en el marco de una planificación de la fabricación o producción de la empresa. Con la Orden de Fabricación pueden coexistir otros documentos tales como:

• Pedidos
• Hojas de rutas
• Vales de materiales
• Vales de devoluciones
• Planos
• Fichas de control horario
• Hojas de control de calidad

Y otros diversos documentos utilizados, tradicionalmente, en la producción industrial o en la prestación de determinados servicios.

Se trata, en todo caso, de organizar con una determinada sistemática los procesos de fabricación tendentes a obtener productos, bien para cumplimentar los pedidos de los clientes directamente o para abastecer almacenes para su posterior venta o distribución comercial.

Una producción que no esté sujeta a un control y a una organización de los medios materiales y humanos disponibles y necesarios será, siempre, una producción anárquica y desorganizada. Y además, perderá la ocasión de controlar esos medios y los costes que conllevan.

En este ambiente industrial, la Orden de Fabricación es un elemento de planificación que indica, según los casos y las variantes de cada lugar, para cada lote a producir, pedido a cumplimentar, productos concretos a fabricar o similares:

• Los materiales que han de utilizarse y / o los realmente empleados.
• Las máquinas que han de intervenir
• La mano de obra necesaria
• Los planos, croquis o esquemas necesarios
• El circuito administrativo o de recorrido de la Orden
• Las autorizaciones necesarias
• La firma de los empleados o de los mandos intermedios que intervienen en esa producción.
• Las fechas de planificación, producción y terminación de los productos fabricados.
• Los tiempos empleados

Su diseño puede ser muy variado, pero todos o la mayoría de esos datos suelen aparecer en una Orden de Fabricación. En su formato más clásico, tendríamos:

• Las referencias y códigos de la Orden
• Un área de la Orden para Materiales.
• Un área de la Orden para Mano de Obra
• Un área de la Orden para Máquinas
• Un área de la Orden para croquis o dibujos o para referencias de planos
• Un área de la Orden para firmas y autorizaciones
• Indicación de las Secciones o departamentos por las que ha de pasar.

El área o parte de la Orden de Trabajo destinada a Materiales suele referenciar todos aquellos que se precisan, para esa fabricación concreta, o referirse a listados, vales u hojas adjuntas en las que aparecen estos. Lógicamente será preciso un avituallamiento de esos materiales para llevar a cabo esa producción. Esta parte suele, por tanto, ser una estimación o planificación de esos materiales necesarios.

El área o parte de la Orden referida a mano de obra, suele destinarse para indicar, bien los tiempos estimados y los reales, bien solamente los reales que han sido necesarios para esa fabricación. Esto puede anotarse como dato procedente de fichadas en relojes de control de tiempos, o como indicación directa de operarios, Encargados o Jefes de equipo. Su objetivo es poder conocer los tiempos, medidos en horas, minutos o cualquier otra referencia horaria, que se han invertido en la fabricación de los productos objeto de esa Orden.

El área destinada a indicar las máquinas que intervienen puede ofrecer diversas variantes. Unas veces se indican la máquina o máquinas precisas para cada Orden. Otras se hacen órdenes por máquinas. Como quiera que sea, se estará ligando una determinada producción a unas máquinas concretas.

Las Órdenes de Fabricación pueden llevar un recuadro para indicar croquis o dibujos, con dimensiones o medidas, de aquellas piezas, elementos o productos a fabricar. Cuando éstos son más complejos, suelen acompañarse con los planos necesarios para la fabricación y/o el montaje.

Siempre existe en las Órdenes de Fabricación algún recuadro para la firma del operario que ha intervenido, de su Encargado, Jefe de Equipo o Jefe de Producción  correspondiente. Estas firmas suelen ser una forma de plasmar el ejercicio de las respectivas responsabilidades y autoridades de las partes implicadas o que intervienen en la fabricación.

Todo lo anterior puede, como ya hemos dicho, tener diversas variantes y formas de llevarse a cabo. Pero la filosofía  y su finalidad es la indicada.

La  Orden de Trabajo suele acompañar a los productos en sus diversas fases de fabricación.  Podrá ir de un operario a otro, de una máquina a otra o de una sección a otra.  La casuística es muy amplia, pero al final del proceso, la Orden habrá recogido toda la información que permitirá:

• Conocer los materiales utilizados y las cantidades físicas empleadas y los desperdicios producidos.
• Cuantificar los tiempos de mano de obra empleados, incluidos los de paradas, tiempos muertos o perdidos por las circunstancias que correspondan.
• Saber las piezas o elementos fabricados o producidos y, posiblemente, los devueltos o defectuosos.

Esto entronca directamente con los denominados “costes directos” o de los medios empleados en la fabricación. La mano de obra directa y los materiales utilizados darán la medida de los costes reales de naturaleza directa o sea, los realmente consumidos en esa fabricación concreta.

Por supuesto, dado que estamos en la época de la informatización y puesto que muchas fábricas y talleres de producción cuentan con terminales de ordenador en muchos puntos, es posible y recomendable llevar las Órdenes de Fabricación mediante software informático. Todo lo dicho antes es perfectamente adaptable al uso de la informática y de las modernas tecnologías de las comunicaciones.

Bastará diseñar, con las aplicaciones de que se disponga en cada caso, los formatos de hojas de Órdenes de Fabricación que recojan información acerca de los medios a emplear, antes mencionados. Y se podrá obtener, además, una abundante información complementaria  y una amplia posibilidad de manejo y tratamiento de los datos que se vayan generando.

Será posible, entonces, unir directamente:

• La planificación de la producción
• El control de la misma y sus consumos materiales y de mano de obra
• La determinación y cálculo de costes directos
• La determinación y cálculo de costes totales
• El control de los costes
• Los cálculos de rentabilidades

Finalmente, se debe de considerar que la preparación de las Órdenes de Fabricación, que evidentemente requieren un esfuerzo de tiempo y de planificación, no es nunca algo perdido o inútil. Al contrario, su utilidad está siempre garantizada y la relación coste/ beneficio de su implantación siempre será positiva para la empresa. En la gran empresa esto no admite la menor discusión. No sucede del mismo modo en las PYMES. Quienes están al frente de estas empresas más pequeñas, de carácter industrial, de instalaciones o montajes e, incluso, de prestación de determinados servicios deben comprender y convencerse, si es que  no lo están ya, de la bondad absoluta de una planificación de la producción, debidamente organizada, mediante Órdenes de Trabajo o similares.

Y con carácter más general, debemos de recordar esa faceta, antes apuntada, de las posibilidades que el uso de las Órdenes de fabricación y los datos en ellas reflejados permiten de cara al control de los costes de los productos.