LA ENTREVISTA EN EL TRABAJO

10.09.04. Considerando la entrevista como un encuentro o reunión entre dos individuos, nos vamos a referir a las que se suelen producir, dentro del ámbito de la empresa, tales como:

·        Entrevistas del gerente o directivos con empleados o mandos intermedios.

·        Entrevistas del gerente o directivos con nuevos trabajadores.

·        Entrevistas de selección de personal.

A continuación exponemos algunos aspectos prácticos que hacen, normalmente, más eficaz y productiva una entrevista en el ámbito laboral de la empresa. Estamos, por tanto, situándonos muy lejos de aquellas entrevistas que no persigan esa finalidad, entre las muchas que a diario se producen en todas las empresas y organizaciones.

a)    Preparación de la entrevista

La improvisación de una entrevista no es una buena práctica, salvo que se trate de cuestiones rutinarias o meramente informativas. Es preferible perder unos minutos en pensar a quien se va a recibir, por qué y para qué. Si la entrevista tiene propósitos concretos es bueno clarificarlos, al menos mentalmente, antes de su inicio. En aquellas entrevistas en que se vaya a manejar datos o informaciones, es preferible buscarlos y prepararlos previamente. Y exigir al interlocutor que los traiga, igualmente, organizados y listos para presentarlos o hablar sobre ellos.

Con frecuencia se acude a las entrevistas o reuniones jefe-subordinado sin esa preparación. De ese modo, aparte de perder tiempo en centrar los temas y buscar documentos, se pierde eficacia. Es preferible que ambas partes lleven estudiado y preparado el tema o temas a tratar.

b)    Como comienza la entrevista

Es completamente diferente la entrevista jefe- subordinados que se celebra habitualmente e incluso con periodicidad, a la que se produce con nuevos empleados, aspirantes a entrar en la empresa o la de un jefe con alguno de sus empleados con los que no suele reunirse generalmente.

En estos supuestos, señalados en segundo lugar, con interlocutores no habituales, adquiere relevancia la forma de comenzar la entrevista. Con frecuencia el subordinado, nuevo empleado o candidato de un proceso de selección están nerviosos y algo tensos a la entrada a la reunión. Esto mismo sucede, en empresas grandes y con muchos empleados, cuando un gran jefe se entrevista con un trabajador cualquiera de la empresa lo que suele ser una experiencia novedosa para este último.

Al inicio de una entrevista ha de procurarse que el que es recibido se encuentre cómodo y relajado desde el primer momento. Hay que romper el hielo inicial y disipar los temores que aquel trae, disminuir la tensión inicial. Por tanto, se le debe de invitar a sentarse, que se ponga cómodo, decir algunas palabras en clave más o menos informal , amable y desenfadada que permitan al que entra distraer su atención de sus temores y ponerse en situación de empezar a hablar con normalidad y sin rigidices excesivas.

Los dos o tres primeros minutos de una entrevista son, por lo general, vitales para el éxito de la misma. De ahí la importancia de este aspecto.

Aparte de lo indicado, hay factores que suelen garantizar un mejor desarrollo de una entrevista, desde el punto de vista de la actitud del entrevistado. Así, por ejemplo, es sabido que celebrar la entrevista sentados alrededor de una mesa redonda, de reuniones, es preferible a hacerlo en la mesa del jefe, con el entrevistado sentado enfrente. Esto último es conveniente, solamente en el caso de que se quiera marcar bien las distancias y la autoridad del entrevistador. El entrevistado suele mostrarse más cohibido en la mesa del jefe que en una mesa de reuniones en la que parecen marcarse roles de cierta igualdad para hablar.

c)     Realización de la entrevista

Es fundamental saber escuchar, especialmente en aquellos casos en los que el objeto de la entrevista o reunión no sea, unicamente, dar órdenes, impartir instrucciones o llamar la atención por alguna cuestión sucedida al entrevistado.

No solamente hay que saber escuchar sino que hay que dar señales de que se está escuchando. Pero no más allá de lo necesario. La reunión o entrevista ha de durar lo justo para cumplir con su finalidad, sin excesos innecesarios, pero sin que se noten prisas o agobios de tiempo. El entrevistado no debe sentirse impelido por la presión de la falta de tiempo, aun sabiendo que éste es, generalmente, un bien escaso y limitado.

Quien entrevista, aparte de no mostrar prisa, debe dejar hablar, estimular al entrevistado para que hable y participe en la reunión, evitar disgresiones largas, reconducir la conversación cuando se sale del camino, para volver a temas que se quedaron incompletos o sin tocar con la amplitud necesaria. Es una buena práctica hacerle preguntas cortas al entrevistado que suponen una invitación a hablar o a continuar con un tema concreto.

 La vieja expresión de el que más habla es el que menos se entera esconde mucha verdad en su interior. El que entrevista debería de hablar menos y así escuchará más, se enterará más de lo que el entrevistado le dice. Y permitirá que éste diga más cosas, que profundice en la conversación. Es bueno, además, observar al entrevistado. Observar sus gestos y ademanes que acompañan a sus palabras. Son muy indicativos y complementarios de lo que dice.

Por lo general, no se debe cortar continuamente la exposición del entrevistado, adelantándose a sus palabras o conclusiones o preguntándole nuevas cuestiones antes de terminar lo anterior. Esto solamente tiene utilidad, cuando el entrevistado se atasca, divaga excesivamente o no concreta y centra sus ideas. Pero nunca debe ser a causa de la impaciencia o la prisa del que entrevista. Si hay prisa real es mejor, en ese caso, dejar la entrevista para otro momento.

Existen actitudes del entrevistador, bastante frecuentes en gerentes, directivos o jefes en la actualidad, que son enemigas de una buena entrevista. La torpedean e impiden que sea, realmente, eficaz. Podemos citar, a modo de ejemplo;

·        Preguntar sugiriendo la respuesta. Es lo que se denomina pregunta con respuesta incluida.

·        Preguntar cuestiones en forma vaga e inconcreta, con ambigüedad.

·        Hacer preguntas excesivamente generales.

·        Preguntar continuamente al entrevistado el por qué de sus afirmaciones o comentarios. El ¿por qué...?  desarma y desanima, para seguir comentando, informando o dialogando, al entrevistado.

·        Acorralar a preguntas al entrevistado.

·        Usar un lenguaje poco adecuado para la persona a la que se entrevista, de forma que no entienda bien lo que se le quiere decir.

·        Entrar demasiado en temas íntimos o personales, cuando se observa que el entrevistado es reacio a hablar o comentar sobre ellos.

·        Usar un lenguaje o modos excesivamente sarcásticos o humorísticos, en relación a la persona que se entrevista.

·        Mostrar aptitudes de enfado, irascibilidad, desgana, apatía o, simplemente, de excesiva distancia y desinterés por la persona a la que se entrevista.

·        Entrevistar en las peores horas y dias de la semana o en  momentos inadecuados por las circunstancias del entrevistado. Por ejemplo y siempre con carácter relativo según los casos y los temas a tratar, hacerlo unos instantes antes de salir del trabajo, un viernes por la tarde o un lunes a primera hora de la mañana.

d)    Otras cuestiones de interés en una entrevista

Tienen interés para el entrevistador, normalmente, una serie de cuestiones o aspectos relativos al entrevistado. De ahí que es bueno no despreciarlos o tenerlos en cuenta, según las circunstancias de  cada entrevista, el motivo de la misma y cada caso en concreto. Pero podemos señalar algunos de ellos:

·        La mirada : evasiva, fija, directa, distraida.

·        La expresión de la cara:  normal, expresiva, gesticulante, sobria, triste, alegre.

·        La postura en su asiento:  erguida, hundida, natural, en tensión.

·        El habla: locuacidad, desenfadada, apresurada, voz alta y firme, voz baja, hablar mucho, hablar poco, habla con lentitud y parsimonia, nerviosa.

·        La actitud en general: Indiferencia, naturalidad, hostilidad, distante,  curiosa, en guardia, desinhibida, temerosa.

·        El modo de vestir:  limpio, elegante, bien cuidado, descuidado, extravagante, normal, con algo llamativo o fuera de lugar, adecuado, inadecuado.

·        Apariencia general: serena, nerviosa, inteligente, enérgica, débil, simpática, antipática, confiada, tímida, extrovertida, introvertida, seria, risueña, jovial, triste, alegre.

Existe un  clásico dilema en las entrevistas entre dos personas, tales como las que estamos considerando en este trabajo. Se trata de si es bueno o no tomar notas. Nos referimos a la entrevista jefe-subordinado o a las entrevistas con nuevos empleados o de selección de personal. Y, a su vez, centramos el dilema en el jefe o directivo que está llevando a cabo la entrevista.

Si el entrevistador está tomando notas mientras se produce la entrevista y habla el entrevistado, pueden aparecer los siguientes efectos negativos para el buen fin de la entrevista:

·        Puede no atenderse adecuadamente al que habla y, en todo caso, puede parecer al entrevistado que es así, que no se le presta la debida tención.

 ·        El entrevistado puede inquietarse y ponerse nervioso y tenso al pensar que se está tomando nota de todo lo que dice. Esto le puede coartar y frenar en su exposición, poniéndose a la defensiva.

 ·        El entrevistado puede hablar con menos libertad y sinceridad, al tratar de medir sus palabras.

 A su vez, en ocasiones,  le resulta preciso al que entrevista tomar notas que le permitan recordar, más tarde, los temas tratados o determinadas afirmaciones o matices. En especial cuando se ha de entrevistar o reunirse, consecutivamente, con varias personas.

Lo más práctico y eficaz es tomar algunas notas sobre impresos ya preparados o sobre papel, advirtiendo de ello al entrevistado y tranquilizándole al respecto. Pero preferentemente pocas y concisas. Es mucho mejor escribir el resumen de la entrevista tan pronto ésta ha terminado y ha salido el entrevistado. En ese momento, se pueden anotar todas aquellas cuestiones que nos resulten interesantes para recordarlas, ya que se tendrán frescas en la memoria.

Las entrevistas deben de tener la duración precisa para que sean eficaces, pero nada más. El tiempo de ambos, entrevistador y entrevistado es demasiado válioso para desperdiciarlo.

La entrevista debería de finalizar, normalmente, con el mismo tono de cordialidad y educación con que se habrá comenzado. Nos seguimos refiriendo a un tipo de entrevistas que no tiene nada que ver con las llamadas de atención, broncas, impartición de órdenes y similares. Y, en el caso de subordinados, teniendo en cuenta que no es la última y que se seguirán celebrando otras en nuevas ocasiones.